எக்ஸெல் டிப்ஸ்!

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் மவுஸின் ஸ்குரோல் வீலைப் பயன்படுத்தி கீழாக பல வரிசைகளைத் தாண்டி வந்துவிட்டீர்கள். நீங்கள் முதலில் பார்த்துக் கொண்டிருந்த வரிசைகளெல்லாம் உங்கள் பார்வையிலிருந்து மறந்துவிட்டன. அப்போது ஒரு ஆரோ கீயை அழுத்துகிறீர்கள். என்ன நடக்கிறது? நீங்கள் முதலில் எங்கு இருந்தீர்களோ அங்கு இருந்த செல்லுக்கு அருகே இருக்கிறீர்கள்.

இங்கு என்ன நடக்கிறது? முதலில் ஸ்குரோல் வீலைச் சுழற்றுகையில் கண் முன் இருந்த செல்களெல்லாம் காணாமல் போய் நூறு வரிசை தாண்டி எங்கோ போகிறீர்கள். பின் எப்படி முன்பு இருந்த இடத்திற்கு வருகிறீர்கள்? அதிர்ச்சி அடையாதீர்கள். இங்கு எதுவும் உங்கள் கண் பார்வையில் இருந்து மறைந்துவிடவில்லை.

அல்லது கண்களுக்கு மாயத் தோற்றம் எதுவும் தோன்றவில்லை. ஸ்குரோல் பார் அல்லது மவுஸ் வீல் கொண்டு ஸ்குரோல் செய்திடுகையில் நீங்கள் புதிய செல் எதனையும் தேர்ந்தெடுக்கவில்லை. ஸ்கிரீனில் உள்ள தோற்றம் தான் மாறுகிறது. இதனால் தான் நீங்கள் ஆரோ கீயை அழுத்தியவுடன் முன்பு எங்கிருந்தீர்களோ அந்த வரிசைக்கு அருகேயுள்ள வரிசையில் கர்சருடன் இருக்கிறீர்கள். இதில் நமக்கு ஒரு அனுகூலம் உள்ளது. நாம் செயலாற்றும் செல் அருகே இருந்து கொண்டு ஒர்க் ஷீட் முழுவதும் ஒரு பயணம் செய்து எது எங்கே இருக்கிறது என்று அறிந்து கொண்டு மீண்டும் இருந்த இடத்திற்கே வரலாம்.

ஒரே நேரத்தில் பல செல்களில் டேட்டா: எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் சில வேளைகளில் ஒரே டேட்டாவினை சில குறிப்பிட்ட செல்களில் அமைக்க வேண்டியதிருக்கும். அப்போது என்ன செய்கிறோம். பெரும்பாலானோர் ஒரு செல்லில் டேட்டாவை டைப் செய்து விட்டு பின் அதனை காப்பி செய்து அதன்பிறகு எந்த எந்த செல்களில் எல்லாம் பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அந்த செல்களில் பேஸ்ட் செய்வார்கள். இது சிரமம் தரும் செயல்தான். ஆனால் வேறு வழி? இருக்கிறது. எக்ஸெல் அதற்கான மிக மிக எளிய வழி ஒன்றை வைத்துள்ளது. முதலில் எந்த எந்த செல்களில் எல்லாம் குறிப்பிட்ட ஒரே டேட்டாவை அமைக்க வேண்டுமோ அதனை எல்லாம் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

இந்த செல்கள் எல்லாம் அடுத்தடுத்து இல்லாமல் இருக்கலாம். எனவே இவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கையில் கண்ட்ரோல் கீயினை அழுத்தியவாறு தேர்ந்தெடுக்கவும். அனைத்தும் தேர்ந்தெடுத்த பின் இப்போது டேட்டாவை டைப் செய்தாக வேண்டும் அல்லவா? அவசரப்பட வேண்டாம். என்டர் கீ அழுத்த வேண்டாம். டேட்டாவை ஏதேனும் ஒரு செல்லில் டைப் செய்துவிடுங்கள். பின்னர் கண்ட்ரோல் கீயை அழுத்திக் கொண்டு என்டர் தட்டுங்கள். ஆஹா! தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் எல்லாம் டேட்டா டைப் ஆகிவிட்டதே என்று ஆச்சரியப்படுகிறீர்களா! கம்ப்யூட்டர் என்றைக்குமே நம் வேலையை எளிதாக்கும் சாதனம்தான்.

செல்லின் அகலம்: எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் பணியாற்றுகையில் செல் ஒன்றின் அகலத்தை கூட்டுவதும் குறைப்பதுவுமாக இருப்போம், இல்லையா? சில நேரங்களில் செல் ஒன்றின் அகலத்திலேயே இன்னொரு செல்லை அமைக்க முயற்சி செய்வோம். இதற்கு எக்ஸெல் மெனுக்கள் ஒரு வழியும் கொண்டுள்ளன. Format மெனு சென்று அதில் Column என்ற மெனுவினைப் பெற்று அதில் Width என்ற பிரிவில் Column த்திற்குத் தேவைப்படும் அகலத்தினை அமைப்போம். ஆனால் குறிப்பிட்ட Column எந்த அகலத்தில் இருக்க வேண்டும் என நாம் முன்பே முடிவு செய்திருக்க வேண்டுமே; அதனை எப்படி முடிவு செய்வது? இதற்கான வழி Column ஒன்றின் அகலத்தை மட்டும் காப்பி செய்து அதனை இன்னொரு செல் மீது அமைப்பது. அது எப்படி அகலத்தை மட்டும் காப்பி செய்வது? என்ற வியப்பு வருகிறதா! இதோ பார்ப்போம்.

முதலில் நீங்கள் விரும்பும் அகலத்தில் உள்ள செல்லைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இதனை காப்பி செய்திடுங்கள். இதற்கான வழிகள்: Copy பட்டன் அழுத்துவது / Ctrl + C கீகளைப் பயன்படுத்துவது / Edit மெனு சென்று அதில் Copy பிரிவில் கிளிக் செய்வது எனப் பல வழிகள் உள்ளன. இதில் உங்களுக்குப் பிரியமான வழியில் காப்பி செய்திடவும். இனி அடுத்த படியாக இந்த அகலத்தில் இருக்க வேண்டிய Column ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்தபடியாக Paste Special என்ற பிரிவிற்குச் செல்ல வேண்டும். இது எங்கு உள்ளது? Edit மெனு சென்றால் இந்த பிரிவினைப் பார்க்கலாம். இதனைத் தேர்ந்தெடுத்தவுடன் Paste Special விண்டோ உங்களுக்குக் கிடைக்கும். Column Width என்ற பிரிவினைக் கண்டறியவும். இதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஜஸ்ட் ஓகே கிளிக் செய்திடவும். மேஜிக் நடந்தது போல எந்த டேட்டா மற்றும் பார்மட்டிங் எதுவும் மாறாமல் அகலம் மட்டும் மாறி அந்த இணிடூதட்ண மாற்றப்படுவதனைக் காணலாம்.

இழுத்துச் சென்றால் புதிய ஒர்க்புக்: நல்ல கட்டமைப்பில் ஓர் ஒர்க்ஷீட்டினை அமைத்துவிட்டால் அதனையே அடிப்படையாக வைத்து மற்ற ஒர்க்ஷீட்டுகளையும் அமைக்க விரும்புவோம். அதற்காக அந்த ஒர்க்ஷீட்டை அப்படியே காப்பி செய்திடுவோம். சில நேரங்களில் வேறு பயன் பாட்டிற்காகவும் ஒர்க் புக்கினை காப்பி செய்திட வேண்டியதிருக்கும். இதற்காக நிறைய காப்பி அண்ட் பேஸ்ட் மேற்கொள்ள வேண்டியதிருக்கும். இது சற்று களைப்பான சமாச்சாரமாகத் தெரிகிறதா? இதற்குப் பதிலாக இந்த ஒர்க்ஷீட்டிற்கான டேப்பினை இழுத்துச் சென்று விட்டு அந்த இடத்தில் புதிய ஒர்க்புக்கினை அமைப்பது எவ்வளவு எளிதானது. ஆம், எக்ஸெல் அந்த வசதியினைத் தருகிறது.

முதலில் எந்த ஒர்க்புக் கிலிருந்து காப்பி செய்திட வேண்டுமோ அந்த ஒர்க்புக்கி னைத் திறந்து கொள்ளுங்கள். முதலில் இதனை ரெஸ்டோர் செய்திட வேண்டும். அதாவது அப்படியே காப்பி செய்வதற்குத் தயார் படுத்த வேண்டும். இதற்கு முதலில் Ctrl + F5 அழுத்துங்கள். இனி எந்த ஒர்க்ஷீட்டினை காப்பி செய்திட வேண்டுமோ அதன் டேபை மவுஸின் கர்சரைப் பிடித்து இழுக்கவும். ஒர்க் புக்கைச் சுற்றி கிரே ஸ்பேஸ் இருக்கும் அல்லவா? அதில் எங்கேனும் விட்டுவிடவும். மவுஸின் முனையை விட்டவுடன் அந்த ஒர்க் ஷீட்டுடன் புதிய ஒர்க்புக் உண்டாக்கப்படும். பழைய ஒர்க்புக் அப்படியேதான் இருக்கும். இதனை வேறு பெயரில் சேவ் செய்து பயன்படுத்தலாம். இன்னும் சில ஒர்க்ஷீட்டுகளை இதில் இணைக்க வேண்டும் என விரும்பினாலும் இணைக்கலாம்.
ஒவ்வொரு வரிசையாகக் காப்பி செய்து பேஸ்ட் செய்வதைக் காட்டிலும் இது எவ்வளவு எளிதானது என்று பார்த்தீர்களா!

எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆட்டோசேவ்: எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்கப்படும் பைல்களைத் தாமாக சேவ் செய்திடும் அரிய வசதி ஒன்று உள்ளது. பலர் இதனை செட் செய்து இதன் பயனை அனுபவிக்காமலேயே இருக்கின்றனர். குறிப்பிட்ட கால அவகாசத்தில் தானாகவே செயல்படும் பைல்கள் அதுவரை மேற்கொண்ட தகவல்களுடன் சேவ் செய்யப்படும். இதன் டிபால்ட்(Default) செட்டிங்ஸ் பத்து நிமிடங்களாகும். எனவே புரோகிராமிற்கு ஏதாவது ஏற்பட்டு கிராஷ் ஆனால் நீங்களாக சேவ் செய்யாதபோது உங்களுடைய ஒன்பது நிமிட வேலை வீணாகிவிடும். எனவே ஆட்டோ சேவ் எனச் சொல்லப்படும் இந்த செயல்பாட்டின் நேரத்தைச் சுருக்கமாக சிறிய கால அவகாசமாக செட் செய்திடலாம். மேலும் இந்த பைலுக்கான பேக்கப் பைலை உருவாக்கும் படியும் செட் செய்திடலாம்.

இதற்கு Tools மெனு கிளிக் செய்து அதில் வரும் மெனுவில் Options என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் Save என்ற டேபில் கிளிக் செய்தால் வரும் சிறிய விண்டோவில் Save Auto recover in every என்று ஒரு வரியும் அதன் அருகே நிமிடங்களை செட் செய்திட எண்ணுடன் மேல் கீழ் அம்புக் குறிகளும் கிடைக் கும். இதில் 10 என்று இருப்பதை மாற்றுங்கள். எத்தனை நிமிடங்களுக்கு ஒருமுறை தகவல்களை சேவ் செய்திட எண்ணுகிறீர்களோ அந்த எண்ணை அமைக் கவும். பின் அதன் கீழாக Auto recover save location என்று ஒரு வரியின் எதிரே எங்கு இந்த பைல் சேவ் செய்யப் பட வேண்டும் என்பதனை காட்டும் கட்டம் இருக்கும். இங்கு நீங்கள் விரும்பும் இடத்தில் பைலை சேவ் செய்திடும் வகையில் மாற்றலாம். பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் ஏன் இந்த அடையாளம்?

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் திடீரென ஒரு நெட்டு வரிசை முழுவதும் XXXX எனக் காணப்படும். இது எதனைக் குறிக்கிறது? ஏன் இந்த அடையாளம் வருகிறது. சிறிது எண்ணிப் பார்க்க வேண்டிய விஷயம். நாம் தெளிவாக டேட்டாவினைத் தந்துள்ளோம். ஆனால் தேவையற்ற வகையில் சம்பந்தமில்லால் ஏன் இந்த அடையாளம் வருகிறது? எண்கள் இருக்க வேண்டிய செல்லில் ஏன் இந்த நான்கு குறியீடுகள் வருகின்றன? வேறு ஒன்றும் இல்லை. செல்லின் அகலத்தை மீறி நீங்கள் எண்களைத் தந்திருக்கிறீர்கள். அகலம் போதாததால் இந்த அடையாளம் காட்டப்படுகிறது. அடையாளம் நீங்கி எண்கள் வரவேண்டும் என்றால் என்ன செய்திட வேண்டும்? செல்லின் அகலத்தைச் சற்று அதிகப்படுத்த வேண்டும். அவ்வளவு தான். நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் எண்கள் அங்கு இடம் பெறும்.

சில நேரங்களில் 2E+15 என்ற அடையாளம் இடம் பெற்றிருக்கும். இதன் பொருள் என்ன? ஒன்றுமில்லை; உங்கள் எண் சயின்டிபிக் நொட்டேஷனில் தரப்பட்டுள்ளது. இது எப்போது ஏன் ஏற்படுகிறது. அந்த செல்லின் பார்மட் ஜெனரலாக இருந்து நீங்கள் கொடுக்கும் எண் மிக நீளமானதாக இருந்தால் இந்த மாதிரி சயின்டிபிக் நொட்டேஷன் கொடுக்கும் வகையில் எக்செல் வடிவமை க்கப்பட்டுள்ளது. இங்கும் செல்லின் அகலத்தை நீட்டி விட்டால் பிரச்னை தோன் றாது. எப்படி செல்லின் அகலத்தை நீட்டுவது? மவுஸ் பாய்ண்ட்டரை இரண்டு செல்கள் பிரிக்கும் இடத்தில் கொண்டு செல்லுங்கள். அது இரண்டு சைட் அம்புக்குறியாக மாறும். உடனே இடது மவுஸ் பட்டனைக் கிளிக் செய்து அழுத்திப் பிடித்துக் கொள்ளுங்கள்.

இனி அப்படியே மவுஸை வலது பக்கம் சிறிது சிறிதாக இழுங்கள். தானாக செல் அகலம் அதிகரிக்கப்படும். இதற்குப் பதிலாக டயலாக் பாக்ஸ் திறந்தும் AutoFit கட்டளை கொடுக்கலாம்.முதலில் Format மெனு செல்லுங்கள். அதில் Column துணை மெனு தேர்ந்தெடுங்கள். இதில் Width பிரிவில் Autofit Selection என ஒரு பிரிவு இருக்கும். இதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறினால் நெட்டு வரிசை டேட்டாவிற்கேற்றபடி தானாக பெரிதாகி அட்ஜஸ்ட் செய்து கொள்ளும்.

Posted in: எக்ஸெல் டிப்ஸ்