LoVe Me LoNg TiMe1
மைக்ரோசாப்டின் அக்சஸ் 97, அக்சஸ் 2000, அக்சஸ் 2002 மற்றும் அக்சஸ் 2003ஐப் பயன்படுத்தி பலர் Report தயாரிக்கின்றனர். தங்களது டேபிளில் அவற்றை அச்சடித்துக் கொள்ளுகின்றனர்.
அக்சஸில் தயாரிக்கப்படுகிற இப்படிப்பட்ட அறிக்கைகளை அச்சடித்து கொண்ட பின்புதான் அந்த அறிக்கைகளுக்கு Cover pages எனப்படுகிற முதல் பக்கங்கள் இருந்தால் நன்றாக இருக்குமே என்று எண்ணுகின்றனர். பொதுவாக அறிக்கையின் முதல் பக்கத்தில் அறிக்கையின் நோக்கம், அறிக்கையில் உள்ள முக்கிய விவரங்களின் சுருக்க குறிப்பு, அறிக்கையை பெறப் போகிறவர்கள் பெயர் பட்டியல், அறிக்கையின் தலைப்பு, Confidential போன்ற இதர விவரங்கள் எல்லாம் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும்.
அக்சஸில் அச்சடிக்கப்பட்ட அறிக்கைக்கு வேண்டிய முதல் பக்கத்தை பலர் எம்எஸ் வேர்டில் தயாரிக்கின்றனர். பின்பு எம்எஸ் வேர்டில் தயாரித்ததை அந்த Cover Pageல் அச்சடிக்கின்றனர். அக்சஸில் அச்சடிக்கப்பட்ட அறிக்கையுடன் வேர்டில் அச்சடிக்கப்பட்ட முதல் பக்கத்தை இணைத்து விநியோகம் செய்கின்றனர். எனவே முதல் பக்கம் வேர்டில் தயாரிக்கப்பட்டது என்பது யாருக்கும் தெரியாது. நீங்களும் தப்பித்தீர்கள்.
ஆனால் உங்கள் அறிக்கையையும், முதல் பக்கத்தையும் இமெயில் மூலமாக அல்லது பிளாப்பி சிடிரோம் மூலமாக மற்றவர்களுக்கு அனுப்பும்போது அவர்கள் உங்கள் "திறமையை' எளிதாகப் புரிந்து கொள்ளுவார்கள். அக்சஸில் உங்களுக்கு கவர் பேஜ் தயாரிக்க தெரியாது என்பதை அவர்கள் புரிந்து கொள்ளுவார்கள்.
அக்சஸின் எம்டிபி பைலையும், வேர்டின் DOC பைலையும் நீங்கள் இதனால் மற்றவர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டியிருக்கிறது. இப்படி இரண்டு பைல்களை அனுப்பவதற்குப் பதில் ஒரு எம்டிபி பைலை மட்டும் அனுப்பினால் நன்றாக இருக்கும் அல்லவா? அக்சஸிலேயே அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தை உங்களுக்கு தயாரிக்கத் தெரிந்திருந்தால்தான் ஒரு எம்டிபி பைல் போதுமானதாகும்.
இந்த கட்டுரையில் எப்படி அக்சஸிலேயே அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தைத் தயாரிப்பது என்பதைப் பார்ப்போம்.
ஒரு அறிக்கை என்று எடுத்துக் கொண்டால் Report Header, Page Header, Details, Page Footer ஆகிய முக்கிய பகுதிகள் உண்டு. இதில் Report Header பகுதியில் நீங்கள் குறிப்பிடுகிற விஷயம் அந்த அறிக்கையின் துவக்கத்தில் மட்டுமே வரும். அதுபோல் Report Footer பகுதியில் குறிப்பிடுகிற விஷயம் அறிக்கையின் இறுதியில் மட்டுமே வரும். ஒவ்வொரு பக்கத்தின் துவக்கத்திலும், முடிவிலும் முறையே Page Header மற்றும் Page Footer பகுதியில் குறிப்பிடுகிறவை வரும். Details பகுதியில் உள்ளது ஒவ்வொரு வரியிலும் வரும்.
அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தை அக்சஸில் உருவாக்க கீழேயுள்ள நான்கு செயல்களை நீங்கள் செய்ய வேண்டும்.
1) அக்சஸின் ரிப்போர்ட்டை Design View ல் திறக்க வேண்டும்.
2) Report Header பகுதியின் உயரத்தை ஏறக்குறைய ஒரு பக்க அளவுக்கு கூட்ட வேண்டும்.
3) அறிக்கையின் முதல் பக்கத்தில் வர வேண்டிய விஷயங்களை Report Header பகுதியில் டைப் செய்ய வேண்டும்.
4) Report Header முடிந்தவுடன் அந்த பக்கத்தில் வேறு எதுவும் அச்சாகக் கூடாத வகையில் Page break கொடுக்க வேண்டும்.
மேற்கொண்ட நான்கு செயல்களையும் எப்படி செய்வது எனப் பார்ப்போம்.
அக்சஸில் உங்களது அறிக்கை உள்ள டேட்டாபேஸைத் திறந்து கொள்ளுங்கள். பின்பு Report டேபை கிளிக் செய்யுங்கள். ரிப்போர்ட்டின் பெயரைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Design அல்லது Design View டூல் பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களது ரிப்போர்ட்டானது இப்பொழுது டிஸைன் வியூவில் காட்சியளிக்கும் Report Header முடிந்து Page Header ஆரம்பிக்கிற பகுதியில் மவுஸை மெதுவாகக் கொண்டு வாருங்கள். அது இரட்டை தலை கொண்ட அம்புக் குறியாக மாறும். மவுஸை அப்படியே அழுத்தி பிடித்துக் கொண்டு கீழ் நோக்கி செல்லுங்கள். Page Header பகுதி கீழிறங்கி Report Header பகுதிக்கு இடம் கொடுக்க ஆரம்பிக்கும். வேண்டிய உயரத்துக்கு Report Header மாறியவுடன் மவுஸை விட்டு விடுங்கள்.
Report Header பகுதியில் டைப் செய்யுங்கள். எழுத்துருக்களின் அளவைப் பெரியதாக்குங்கள். வேண்டுமானால் எம்எஸ் வேர்டில் உள்ள வேர்ட்ஆர்ட்டில் கவர்ச்சிகரமாக தலைப்பு எதையாவது டைப் செய்து பின்பு Copy, Paste முறையில் அதை அக்சஸில் ரிப்போர்ட் ஹிட்டர் பகுதியில் கொண்டு வாருங்கள். நிறுவனத்தின் லோகோ அல்லது வேறு ஏதாவது படம், கம்ப்யூட்டர் பைலாக இருந்தால் Insert=>Picture கட்டளை மூலம் அதை Report Header பகுதியின் வெற்றிடத்தில் ரைட்கிளிக் செய்து properties என்ற கட்டளையைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Format டேபை அழுத்துங்கள். Force New Page என்பதில் None என இருக்கும். இதை மாற்ற வேண்டும். எனவே அந்த டிராப்டவுன் லிஸ்ட்டை கிளிக் செய்து After Section என்பதைத் தேர்வு செய்யுங்கள்.
இனிமேல் உங்கள் அறிக்கையை நீங்கள் அச்சடியுங்கள். முதல் பக்கம் அழகாக வரும்.
அக்சஸில் தயாரிக்கப்படுகிற இப்படிப்பட்ட அறிக்கைகளை அச்சடித்து கொண்ட பின்புதான் அந்த அறிக்கைகளுக்கு Cover pages எனப்படுகிற முதல் பக்கங்கள் இருந்தால் நன்றாக இருக்குமே என்று எண்ணுகின்றனர். பொதுவாக அறிக்கையின் முதல் பக்கத்தில் அறிக்கையின் நோக்கம், அறிக்கையில் உள்ள முக்கிய விவரங்களின் சுருக்க குறிப்பு, அறிக்கையை பெறப் போகிறவர்கள் பெயர் பட்டியல், அறிக்கையின் தலைப்பு, Confidential போன்ற இதர விவரங்கள் எல்லாம் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும்.
அக்சஸில் அச்சடிக்கப்பட்ட அறிக்கைக்கு வேண்டிய முதல் பக்கத்தை பலர் எம்எஸ் வேர்டில் தயாரிக்கின்றனர். பின்பு எம்எஸ் வேர்டில் தயாரித்ததை அந்த Cover Pageல் அச்சடிக்கின்றனர். அக்சஸில் அச்சடிக்கப்பட்ட அறிக்கையுடன் வேர்டில் அச்சடிக்கப்பட்ட முதல் பக்கத்தை இணைத்து விநியோகம் செய்கின்றனர். எனவே முதல் பக்கம் வேர்டில் தயாரிக்கப்பட்டது என்பது யாருக்கும் தெரியாது. நீங்களும் தப்பித்தீர்கள்.
ஆனால் உங்கள் அறிக்கையையும், முதல் பக்கத்தையும் இமெயில் மூலமாக அல்லது பிளாப்பி சிடிரோம் மூலமாக மற்றவர்களுக்கு அனுப்பும்போது அவர்கள் உங்கள் "திறமையை' எளிதாகப் புரிந்து கொள்ளுவார்கள். அக்சஸில் உங்களுக்கு கவர் பேஜ் தயாரிக்க தெரியாது என்பதை அவர்கள் புரிந்து கொள்ளுவார்கள்.
அக்சஸின் எம்டிபி பைலையும், வேர்டின் DOC பைலையும் நீங்கள் இதனால் மற்றவர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டியிருக்கிறது. இப்படி இரண்டு பைல்களை அனுப்பவதற்குப் பதில் ஒரு எம்டிபி பைலை மட்டும் அனுப்பினால் நன்றாக இருக்கும் அல்லவா? அக்சஸிலேயே அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தை உங்களுக்கு தயாரிக்கத் தெரிந்திருந்தால்தான் ஒரு எம்டிபி பைல் போதுமானதாகும்.
இந்த கட்டுரையில் எப்படி அக்சஸிலேயே அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தைத் தயாரிப்பது என்பதைப் பார்ப்போம்.
ஒரு அறிக்கை என்று எடுத்துக் கொண்டால் Report Header, Page Header, Details, Page Footer ஆகிய முக்கிய பகுதிகள் உண்டு. இதில் Report Header பகுதியில் நீங்கள் குறிப்பிடுகிற விஷயம் அந்த அறிக்கையின் துவக்கத்தில் மட்டுமே வரும். அதுபோல் Report Footer பகுதியில் குறிப்பிடுகிற விஷயம் அறிக்கையின் இறுதியில் மட்டுமே வரும். ஒவ்வொரு பக்கத்தின் துவக்கத்திலும், முடிவிலும் முறையே Page Header மற்றும் Page Footer பகுதியில் குறிப்பிடுகிறவை வரும். Details பகுதியில் உள்ளது ஒவ்வொரு வரியிலும் வரும்.
அறிக்கைக்கான முதல் பக்கத்தை அக்சஸில் உருவாக்க கீழேயுள்ள நான்கு செயல்களை நீங்கள் செய்ய வேண்டும்.
1) அக்சஸின் ரிப்போர்ட்டை Design View ல் திறக்க வேண்டும்.
2) Report Header பகுதியின் உயரத்தை ஏறக்குறைய ஒரு பக்க அளவுக்கு கூட்ட வேண்டும்.
3) அறிக்கையின் முதல் பக்கத்தில் வர வேண்டிய விஷயங்களை Report Header பகுதியில் டைப் செய்ய வேண்டும்.
4) Report Header முடிந்தவுடன் அந்த பக்கத்தில் வேறு எதுவும் அச்சாகக் கூடாத வகையில் Page break கொடுக்க வேண்டும்.
மேற்கொண்ட நான்கு செயல்களையும் எப்படி செய்வது எனப் பார்ப்போம்.
அக்சஸில் உங்களது அறிக்கை உள்ள டேட்டாபேஸைத் திறந்து கொள்ளுங்கள். பின்பு Report டேபை கிளிக் செய்யுங்கள். ரிப்போர்ட்டின் பெயரைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Design அல்லது Design View டூல் பட்டனை கிளிக் செய்யுங்கள்.
உங்களது ரிப்போர்ட்டானது இப்பொழுது டிஸைன் வியூவில் காட்சியளிக்கும் Report Header முடிந்து Page Header ஆரம்பிக்கிற பகுதியில் மவுஸை மெதுவாகக் கொண்டு வாருங்கள். அது இரட்டை தலை கொண்ட அம்புக் குறியாக மாறும். மவுஸை அப்படியே அழுத்தி பிடித்துக் கொண்டு கீழ் நோக்கி செல்லுங்கள். Page Header பகுதி கீழிறங்கி Report Header பகுதிக்கு இடம் கொடுக்க ஆரம்பிக்கும். வேண்டிய உயரத்துக்கு Report Header மாறியவுடன் மவுஸை விட்டு விடுங்கள்.
Report Header பகுதியில் டைப் செய்யுங்கள். எழுத்துருக்களின் அளவைப் பெரியதாக்குங்கள். வேண்டுமானால் எம்எஸ் வேர்டில் உள்ள வேர்ட்ஆர்ட்டில் கவர்ச்சிகரமாக தலைப்பு எதையாவது டைப் செய்து பின்பு Copy, Paste முறையில் அதை அக்சஸில் ரிப்போர்ட் ஹிட்டர் பகுதியில் கொண்டு வாருங்கள். நிறுவனத்தின் லோகோ அல்லது வேறு ஏதாவது படம், கம்ப்யூட்டர் பைலாக இருந்தால் Insert=>Picture கட்டளை மூலம் அதை Report Header பகுதியின் வெற்றிடத்தில் ரைட்கிளிக் செய்து properties என்ற கட்டளையைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Format டேபை அழுத்துங்கள். Force New Page என்பதில் None என இருக்கும். இதை மாற்ற வேண்டும். எனவே அந்த டிராப்டவுன் லிஸ்ட்டை கிளிக் செய்து After Section என்பதைத் தேர்வு செய்யுங்கள்.
இனிமேல் உங்கள் அறிக்கையை நீங்கள் அச்சடியுங்கள். முதல் பக்கம் அழகாக வரும்.
Posted in: 
0 comments:
Post a Comment